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大数据时代,档案存储怎么做才最好?

发表时间:2021-07-10 12:02作者:广西桂林市云程档案管理有限公司网址:http://www.glyuncheng.com

数据存储对于人类社会的发展至关重要。自古以来,为了存储信息,人们就使用了各种存储介质。一件刻在石头之上的文字有望保存数万年,写在羊皮纸之上,可以保存几千年;印成胶片,可以保存数百年,它可以被记录到一个乙烯基记录,可以保存几十年。在数字时代,数据存储的生活面临着新的挑战。电子档案能否比纸质档案保存的时间长?


由于历史原因,目前主要的档案资料都是以纸质资料为载体保存的,特别是一些高度机密的公文大多是以纸质文件为档案。随着大数据时代的到来,档案数量逐年增加,企事业单位的存储空间急需。由于保管环境不合格,老化档案发霉,字迹不清,破损严重,存在引发纠纷的风险。而且,在数以万计的传统档案之中,要准确、快速地找到自己需要的档案,就像大海捞针一样,甚至无法统计。在科技日新月异的时代,档案数字化已成为许多企事业单位的选择。


电子档案容量大、体积小、无霉变、无虫害。它方便快捷,可通过计算机网络进行远距离传输,并可在异地使用。它可以被需要它的人分享。在现代信息传输技术条件之下,电子档案的使用非常方便。但是,按照目前的市场价格,一次性将所有历史档案数字化的成本非常高,那么现阶段是否有必要对所有档案进行数字化?


电子文件安全是档案工作的生命线。电子文件本身容易更改,载体易碎,使用寿命不长,而且容易受到高温、高湿、病毒、电磁干扰等环境的影响,造成信息的丢失。一旦技术过时,载体之上的信息就无法读出。如果病毒入侵,文件数据的信息将面临巨大的威胁,没有安全保障。高昂的数字化成本不仅不符合降低成本、提高效率的管理理念,还需要解决纸质档案数字化扫描之后的存储空间问题,每年增量的纸质档案也需要数字化。


虽然电子档案存储技术起步不久,存在诸多不足,但电子档案的优势让人们向往,因此在新的时代环境之下,如何有效利用数字档案,其实与第三方档案外包机构合作是一个很好的选择。


电子档案是信息时代发展的产物,在一定程度之上节省了更多的时间;传统的纸质档案也有一定的优势,比如纸质档案是按照证据要求制作和保护的。因此,企事业单位档案管理部门的工作人员可以取长补短,扬长避短,综合利用两者,从而大大提高现行档案管理技术和效率。


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