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档案管理人员必备的档案数字化加工核心步骤,建议收藏!

发表时间:2021-07-13 09:36作者:广西桂林市云程档案管理有限公司网址:http://www.glyuncheng.com

随着社会信息化的快速发展,大量的信息以数字化的形式呈现、存储和传输。档案是一个国家重要的信息资源。数字档案资源系统的建立是档案工作适应时代发展要求、满足各领域广泛需求的有力体现。那么,档案数字化加工的具体步骤有哪些?今天,就让我们来给大家说说吧!


1、数字处理场所应有足够的空间和合理的布局,并能配备门禁、防盗、防盗等功能,视频监控等消防系统和安防系统

(2)数字处理设备需要计算机、扫描仪、录像机和存储介质。最好能配置服务器、备份设备、数码相机等

(3)数字处理还需要相应的软件系统的支持,如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等,等确保数字化处理的安全性


2、扫描操作

扫描仪在使用前应与计算机连接,安装驱动程序和扫描软件。工作人员应能熟练掌握和使用扫描仪的操作方法和扫描仪参数设置

扫描动作并不复杂,即将纸质文件放入扫描仪,扫描之后取出扫描仪

扫描后必须设置扫描模式、扫描颜色模式,扫描分辨率和图像存储格式

目前,有手持扫描仪、平板扫描仪、滚筒扫描仪、高分辨率扫描仪、大幅面扫描仪、胶片扫描仪等。根据需要和文件纸张质量选择

颜色通常与图像存储格式有关。彩色图像通常以JPG格式存储。如果以TIFF格式存储,会占用很大的空间

扫描分辨率是影响档案视觉效果的一个重要参数,分辨率一般在300dpi超过。根据超过参数调整亮度和对比度


3、图像处理操作

本标准要求扫描的图像应尽可能反映文件的原始外观,但在扫描过程之中,由于纸张宽度、纸张粗糙度、字迹分散、颜色不均匀等因素

在这些情况之下,需要进行图像处理操作,通常由专用的图像处理软件来实现。它应能实现图像拼接、图像去污、剪枝、旋转、校正等图像处理,保证图像完整无误


4、图像检验

检验人员必须掌握纸质文件数字化处理的标准要求,检验员负责100%检验,合格率100%

检验项目包括图像是否清晰,图像质量是否失真,图像是否倾斜,图像之上是否有阴影或黑点,图像大小和格式是否符合要求等。


5、数据对接检查

使用数字文件的方法基本上是通过目录搜索数据。要仔细核对目录是否能与图片、数字拷贝一一对应,合格率100%。当发现问题时,必须进行修改和改进


6、数据存储

根据数字档案管理系统的设计模板,建立包括图像文件命名方法在内的存储结构,并对相关文件进行尽可能完整的描述

包括人员登记表、数字处理文件登记表、统计表、,质检单、编码说明文件、数据说明等


7、数据传输

这是扫描和处理完成后的最终一项。档案数字化成果移交档案管理部门,移交内容由档案管理部门规定

移交过程包括移交后的验收和移交程序。交接手续经双方盖章确认之后生效。


档案数字化是当前和今后档案工作的重要内容之一。这项工作说起来容易,需要很多的细心和耐心,但只要掌握具体的规范,积极总结工作经验,就能很好地完成工作


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